Der agorum® Academy Workshop: Wie dein Team agorum core schneller und besser nutzt

Ein Dokumentenmanagementsystem ist nur so gut wie die Menschen, die damit arbeiten. Diese Erkenntnis klingt einfach, wird in der Praxis aber oft unterschätzt. Unternehmen investieren erhebliche Ressourcen in Softwarelizenzen, Konfiguration und Integration, doch beim entscheidenden Faktor wird gespart: beim gezielten Wissenstransfer ins Team.

Die Konsequenz ist in vielen Organisationen dieselbe: Nur ein kleiner Kreis nutzt das System wirklich ausgeschöpft, während der Rest mit Workarounds arbeitet oder bei jeder zweiten Aufgabe Rückfragen stellt. Die Folge? Suchzeiten steigen, Fehler häufen sich und die versprochene Effizienzsteigerung bleibt hinter den Erwartungen zurück.

Genau hier setzt die agorum® Academy mit ihrem Workshop-Format an. Nicht als klassische Frontalschulung, nicht als unstrukturierte Fragestunde, sondern als durchdachtes Format, das beide Welten verbindet und den Wissensstand deines gesamten Teams auf ein gemeinsames, produktives Niveau hebt.

Wer ein DMS wie agorum core einführt oder weiter ausrollt, steht vor einer typischen Frage: Wie bringen wir alle Mitarbeitenden auf den gleichen Stand? Die drei gängigsten Formate haben dabei jeweils klare Stärken, aber auch Grenzen:

Klassische Schulung: Ideal für Einsteiger mit homogenem Wissensstand. Die Inhalte folgen einem festen Curriculum. Für Teams, die bereits Praxiserfahrung mitbringen und individuelle Fragen haben, greift dieses Format jedoch oft zu kurz. Die Themen sind zu grundlegend, spezielle Fragen bleiben unbeantwortet.

Q&A-Session: Perfekt für spezialisierte Fragen und Tiefenwissen in kleinen, homogenen Gruppen von maximal vier Personen. Für größere oder heterogene Gruppen wird es allerdings schnell unübersichtlich. Themensprünge sind schwer zu moderieren und einzelne Fragestellungen dominieren die gesamte Session.

Der agorum® Academy Workshop: Das Format, das beide Welten vereint. Strukturiertes Lernen trifft auf flexible Themenauswahl. Teilnehmende mit unterschiedlichem Wissensstand kommen gleichermaßen zu Wort. Praxisrelevante Fragen bestimmen den Schwerpunkt, und die Gruppe profitiert von den Erfahrungen aller Beteiligten. Das Ergebnis: echte Wertschöpfung statt Frontalberieselung.

Der agorum® Academy Workshop ist kein Zufallsprodukt, sondern ein methodisch durchdachtes Format, das auf jahrelanger Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden basiert. Jeder Workshop wird individuell auf die Situation des jeweiligen Teams zugeschnitten.

Die Rahmenbedingungen auf einen Blick:

• Dauer: 3 Stunden (plus 15 Minuten Technik-Check vorab)
• Buchungszeitraum: 6 Wochen mit beliebig vielen Terminen
• Gruppengröße: 8 bis 15 Teilnehmende
• Format: Online, Präsenz oder hybrid, je nach Bedarf
• Team: Workshop-Leitung für Moderation und agorum® Kernkompetenz (agorum® Academy) + Experte / Hauptansprechpartner aus dem Projektteam (Kundenseite)

Teil 1 – Ankommen und Themen definieren: Nach einem kurzen Technik-Check startet der Workshop mit einer Begrüßung und einem Check-in). Im Anschluss sammelt die Gruppe per Brainwriting-Methode alle offenen Fragen und Themen. Diese Methode sorgt dafür, dass auch stillere Teilnehmende ihre Anliegen einbringen. Danach beginnt die erste Themenbesprechung .

Teil 2 – Vertiefen und Verankern: Nach einer Zwischenbilanz folgt die zweite Themenbesprechung, bevor ein ausführlicher Check-out den Workshop abrundet und sicherstellt, dass alle Fragen beantwortet sind.

Ein zentrales Methodenelement des Workshops ist das Brainwriting. Im Gegensatz zum klassischen Brainstorming, bei dem oft die lautesten Stimmen dominieren, schreibt beim Brainwriting jede Person ihre Fragen und Themen zunächst für sich auf. Erst danach werden die Beiträge gesammelt, geclustert und priorisiert.

Der Vorteil: Jedes Teammitglied kommt zu Wort, unabhängig von Hierarchie oder Persönlichkeitstyp. So entstehen ehrliche Themenlisten, die den tatsächlichen Bedarf widerspiegeln. Und genau das macht den Workshop so effektiv: Die Inhalte werden nicht vom Trainer vorgegeben, sondern vom Team selbst gesteuert.

Ein Workshop der agorum® Academy ist keine theoretische Veranstaltung. Die Wirkung zeigt sich direkt im Arbeitsalltag deines Teams:

• Antworten auf konkrete Fragen: Jede Frage wird gehört und beantwortet. Kein Thema wird abgetan oder auf später verschoben.
• Lernen durch andere: Die Fragen der Kolleginnen und Kollegen eröffnen neue Perspektiven und Zusammenhänge, die man alleine nie entdeckt hätte.
• Aktive Beteiligung: Teilnehmende sind eingeladen, selbst Antworten beizusteuern. So entsteht echtes Peer Learning, das nachhaltig wirkt.
• Sichtbare Synergien: Zusammenhänge zwischen Themen und Abteilungen werden gemeinsam sichtbar. Das stärkt das Verständnis für die Gesamtarchitektur von agorum core.
• Teambuilding: Die Gruppe erkennt: Wir sitzen alle im gleichen Boot. Das stärkt den Zusammenhalt und baut Hemmschwellen ab, Fragen zu stellen.
• Gemeinschaft statt Isolation: Niemand ist mit seinen Fragen und Herausforderungen allein. Dieses Gefühl ist ein unterschätzter Produktivitätsfaktor.

In der Praxis besteht kaum ein Team aus Mitarbeitenden mit identischem Wissensstand. Manche arbeiten seit Jahren mit agorum core, andere sind erst vor wenigen Wochen dazugestoßen. Manche sind technikaffin, andere eher nicht. Genau diese Heterogenität ist in klassischen Schulungsformaten ein Problem, im Workshop-Format hingegen eine Stärke.

Der Grund: Im Workshop bestimmen die Teilnehmenden selbst, welche Themen behandelt werden. Erfahrene Kolleginnen und Kollegen können ihr Wissen teilen und dabei selbst neue Zusammenhänge entdecken. Einsteiger profitieren nicht nur von den Antworten der Workshop-Leitung, sondern auch von den Praxiserfahrungen des gesamten Teams.

So entsteht ein gemeinsamer Wissensstand, der nicht auf einem Minimum basiert, sondern auf dem kollektiven Know-how der Gruppe. Das reduziert Rückfragen im Alltag, beschleunigt Prozesse und sorgt dafür, dass die Investition in agorum core sich schneller auszahlt.

Viele Unternehmen scheuen den Aufwand für strukturierte Workshops. Ein häufiges Argument: Die Software ist dokumentiert, die Leute werden das schon lernen. Doch die versteckten Kosten einer unzureichenden Befähigung sind erheblich:

• Suchzeiten: Mitarbeitende verbringen bis zu 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit dem Suchen von Informationen und dem Wechseln zwischen Anwendungen. Gezielter Wissenstransfer reduziert diese Zeit messbar.
• Rückfragen: Jede Frage, die ein Teammitglied an eine erfahrene Kollegin stellt, bindet zwei Personen gleichzeitig. Ein Workshop adressiert diese Fragen gebündelt und effizient.
• Fehler: Wer das System nicht versteht, nutzt es falsch. Falsch abgelegte Dokumente, fehlende Metadaten oder ignorierte Workflows kosten nicht nur Zeit, sondern gefährden im schlimmsten Fall die Compliance.
• Akzeptanz: Mitarbeitende, die sich mit einer Software allein gelassen fühlen, entwickeln Workarounds oder fallen auf alte Gewohnheiten zurück. Die Investition in die DMS-Plattform verpufft.

Der Workshop der agorum® Academy wirkt genau hier: Er gibt jedem Teammitglied die Sicherheit und das Verständnis, das System richtig und selbstbewusst einzusetzen. Das ist keine nette Zusatzleistung, sondern ein wirtschaftlich relevanter Faktor für den Return on Invest deiner Digitalisierung.

Hinter jedem Workshop stecken 4 bis 8 Stunden Vorbereitung durch das Team der agorum® Academy. Diese Investition stellt sicher, dass die Veranstaltung nicht generisch, sondern exakt auf die Situation deines Teams zugeschnitten ist:

• Abstimmungsgespräch: Ziele, Gruppenstruktur und thematische Schwerpunkte werden vorab mit dem Kunden definiert.
• Themenblöcke: Ein Orientierungsrahmen mit möglichen Themenblöcken wird festgelegt, damit die Session Struktur hat, ohne starr zu sein.
• Technische Unterstützung: Mit miro-Board für die Online-Kollaboration, MS Teams für die Videokonferenz oder einem Präsenzraum: alles ist verfügbar
• Expertise aus den eigenen Reihen: Für die Workshops gilt: Eine Person aus dem Projektteam gehört fest dazu. Sie kennt die internen Prozesse, weiß, warum was wie entschieden wurde, und sorgt dafür, dass auch die tiefgehenden Fragen eine echte Antwort bekommen, nicht nur eine allgemeine.
• Einarbeitung in die Kundenkonfiguration: Die Workshop-Leitung kennt deine agorum core Installation und kann Fragen im Kontext deiner echten Umgebung beantworten.

Ergänzend stehen Vorlagen für Einladungstexte, Vorbereitungs-E-Mails, Erinnerungen und Nacharbeits-E-Mails bereit. So wird der organisatorische Aufwand für dein Unternehmen auf ein Minimum reduziert.

Der Workshop der agorum® Academy ist ein Format, das den Wissenstransfer nicht dem Zufall überlässt. Er verbindet strukturiertes Lernen mit der Flexibilität, genau die Themen zu adressieren, die dein Team wirklich beschäftigen. Das Ergebnis ist ein homogener Wissensstand, der sich direkt in Produktivität übersetzt:

• Weniger Rückfragen im Alltag, weil die häufigsten Fragen bereits im Workshop geklärt wurden
• Schnellere Prozesse, weil alle Mitarbeitenden die Funktionen und Zusammenhänge von agorum core verstehen
• Höhere Akzeptanz, weil die Beteiligten aktiv eingebunden waren und ihre individuellen Herausforderungen gelöst wurden
• Stärkerer Teamzusammenhalt, weil der Workshop ein gemeinsames Erlebnis schafft
• Bessere Nutzung des gesamten Potenzials von ALBERT | AI und NORA | 360°, weil Zusammenhänge im Kontext der eigenen Arbeit verständlich werden

Wer den Wert seiner DMS-Investition maximieren will, sollte den Wissenstransfer nicht als Kostenstelle, sondern als strategischen Hebel begreifen. Der agorum® Academy Workshop ist dafür das richtige Werkzeug.