Branchenlösung Digitalisierung im Finanzwesen
Kreditakten, Zahlungsbelege und Nachweise – revisionssicher, auffindbar, nachvollziehbar.
Im Finanzwesen entscheidet nicht die Menge der Unterlagen,
sondern wie schnell du die richtige findest und wie lückenlos du belegen kannst, dass sie unverändert ist. Ein Kreditantrag besteht aus Selbstauskunft, Nachweisen, Objektunterlagen und Korrespondenz. Ein Zahlungsvorgang aus Belegen, Abgleichen und Freigaben. Beides fällt über Wochen an, aus verschiedenen Kanälen, und muss Jahre später noch nachvollziehbar sein.
Die KI-Business-Plattform agorum core pro legt diese Unterlagen revisionssicher ab, liest sie mit Texterkennung aus und regelt über Berechtigungen, wer was sieht. ALBERT | AI wertet aus, was in den Dokumenten steht, NORA | 360° zeigt, wie sie zusammenhängen. Diese Seite zeigt, was das in fünf Bereichen des Finanzwesens bedeutet – und welche Aufbewahrungsfristen dabei gelten.
Kreditprozesse bis zur Auszahlung
Ein Finanzierungsberater arbeitet mit Unterlagen, die er nicht selbst erzeugt: Lohnabrechnungen, Grundbuchauszüge, Objektfotos, Kontoauszüge. Sie kommen per Mail, als Papier, über ein Portal. Der Aufwand liegt nicht im Beraten, sondern im Zusammentragen und im Später-noch-Wissen, was schon da ist.
In agorum core pro entsteht für jeden Vorgang eine Akte, in die alle Eingänge einsortiert werden – unabhängig vom Kanal. Die Texterkennung liest Beträge, Namen und Daten aus, sodass du nach einem Objekt oder einem Betrag suchen kannst statt nach Dateinamen. Ein Workflow hält fest, welcher Nachweis noch fehlt, und erinnert daran.
Für Vermittlernetzwerke kommt hinzu, dass mehrere Beteiligte auf dieselbe Akte sehen, aber nicht auf dasselbe: Berechtigungen regeln, wer welche Unterlage öffnen darf, und jeder Zugriff wird protokolliert.
KI-generiert · ALBERT | AIZahlungsbelege automatisch abgleichen
Zahlungseingang gegen Rechnung, Rechnung gegen Auftrag, Abweichung klären – das ist eine Arbeit, die niemand gerne macht, und sie wächst mit der Menge. Wer im Monat einige hundert Belege bearbeitet, merkt den Unterschied zwischen Sortieren und Prüfen kaum. Wer Tausende bearbeitet, merkt nichts anderes mehr.
Die Texterkennung liest Rechnungsnummer, Betrag und Datum aus dem Beleg, ein Workflow gleicht sie gegen den offenen Posten ab und legt nur die Fälle vor, die nicht zusammenpassen. Was zusammenpasst, wird verbucht und abgelegt, ohne dass jemand hinsieht. Was nicht zusammenpasst, landet als Aufgabe bei der Person, die es klären kann.
KI-generiert · ALBERT | AIFonds, Beteiligungen und Wertpapierunterlagen
Ein Fonds erzeugt Unterlagen in Serie: Beteiligungsverträge, Gesellschafterlisten, Reportings, Gremienprotokolle, Bewertungsstichtage. Der häufigste Engpass ist nicht die Ablage, sondern die Frage, welche Fassung gilt – und wer sie wann gesehen hat.
agorum core pro führt zu jedem Dokument eine Versionsgeschichte und protokolliert Zugriffe. NORA | 360° verbindet Beteiligung, Unternehmen und Personen, sodass beim Öffnen einer Akte sichtbar ist, was noch dazugehört – ohne dass jemand die Zusammenhänge im Kopf haben muss.
Im Wertpapiergeschäft leistet eine Dokumentenplattform nicht den Handel selbst, sondern alles, was ihn nachweisbar macht: Orderbelege, Kundenkorrespondenz, Beratungsdokumentation, Freigaben. Diese Unterlagen liegen revisionssicher, sind über ihren Inhalt auffindbar und lassen sich zu Auswertungen zusammenführen. Wo eine Auswertung eine Kennzahl braucht, die in Dokumenten steckt, liest ALBERT | AI sie heraus.
KI-generiert · ALBERT | AITreasury: Nachweise auf Knopfdruck
Gefragt ist im Treasury nicht eine weitere Anwendung, sondern die Lückenlosigkeit dessen, was ohnehin entsteht. Wer eine Position begründen muss, braucht den Vertrag, die Bestätigung und die Freigabe – und zwar in der Fassung, die damals gegolten hat.
agorum core pro legt Verträge, Bestätigungen und Freigaben unveränderbar ab, hält jede Änderung nachvollziehbar und macht Zugriffe protokollierbar. Für eine Prüfung heißt das: Der Nachweis wird nicht zusammengesucht, er wird gefiltert.
Aufbewahrungsfristen im Finanzwesen
Auf einem Bestand liegen im Finanzwesen drei verschiedene Fristen – und die allgemeine Acht-Jahres-Regel ist für diese Branche die falsche.
- 8 Jahre – Buchungsbelege allgemein. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist von zehn auf acht Jahre gesenkt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Belege aus 2016 durften damit ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden, sofern kein Verfahren offen ist.
- 10 Jahre – Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute. Für sie wurde die Frist am 6. August 2025 wieder auf zehn Jahre angehoben. Die Verkürzung gilt hier also nicht.
- 5 Jahre – aufgezeichnete Telefongespräche im Wertpapiergeschäft (§ 83 Abs. 8 WpHG, Artikel 16 Abs. 7 MiFID II). Die Aufsicht kann diese Frist im Einzelfall um zwei Jahre verlängern.
Wer im Finanzwesen nach der Acht-Jahres-Regel löscht, löscht zu früh. Das ist keine Frage der Vorsicht, sondern der Frist, die für diese Branche gilt.
Was daraus für die Ablage folgt
Drei Fristen auf einem Bestand lassen sich nicht mit einem Ordner und einem Datum verwalten. In agorum core pro hängt die Frist am Dokumenttyp, nicht am Ablageort: Ein Beleg weiß, wie lange er zu bleiben hat, und eine Aufbewahrungsregel greift, bevor jemand ihn löschen kann. Was die Frist überschritten hat, lässt sich gezielt finden – was sie nicht überschritten hat, bleibt.
Quellen: § 83 WpHG · EY zu längeren Aufbewahrungsfristen bei Banken und Versicherungen · BaFin-FAQ zu MiFID II · Handelskammer Hamburg zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Das ist keine Rechtsberatung. Die Fristen sind mit Norm und Quelle belegt, ihre Anwendung hängt am Einzelfall – offene Verfahren und Betriebsprüfungen verlängern sie. Der Text sagt, was gilt, und nicht, was ein Institut zu tun hat.
Wir sehen uns deine Ablage an
Du willst wissen, wie das in deinem Haus aussieht? Wir sehen uns an, welche Unterlagen heute wo liegen, und sagen dir, was sich automatisieren lässt und was nicht.